ChatGPTとTeamsは別ジャンルのツールであり、連携には様々なメリットがあります。
議事録の作成や外国語への翻訳、さらには顧客とのやり取りといった様々な作業の自動化が期待できる組み合わせなので、業務効率化にも役立つ可能性が高いです。
今回は、ChatGPTとTeamsの連携方法やメリットを解説します。
ChatGPTとTeamsを連携すると何ができるのか、どのような価値が生まれるかチェックしましょう！
【この記事の要約】
- ChatGPTとTeamsの連携は人間同士のコミュニケーションの効率化に繋がりやすい
- ChatGPTは活用するツール次第で自社データや他のビジネスチャットツールとも連携できる
- 人間側もAIと共に学習して二人三脚で成長する意識が大切
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ChatGPTとTeamsをおさらい！それぞれの特徴や仕組みを知っておこう
まずは、今回連携させるChatGPTとTeamsそれぞれの概要や特徴をおさらいしましょう。
どちらも開発元や用途が異なるツールなので、それぞれの特徴を理解しておけば、なぜ連携が便利なのか見えてきやすくなりますよ。
ChatGPTはOpenAIが開発した生成AIツール
ChatGPTは、生成AIの技術を活かした自然言語処理を目的に作られた生成AIツールです。
自然言語処理と聞くと、難しいと感じる人も多いかもしれません。
ChatGPTにおける自然言語処理を簡単に解説すると、人間の質問に対してAIが自動で回答を生成する仕組みです。
「ヨーロッパの国はいくつある？」「世界で3番目に人口が多い国は？」など、人間が従来Googleなどの検索サイトで調べていたことを、ChatGPTは即座に応答できます。
TeamsはMicrosoft社が開発したビジネスコミュニケーションツール
Teamsは、Microsoft社が開発したビジネスツールのひとつです。
類似したツールにZoomやGoogle Meetがあり、どれもコロナ渦における遠隔での会議などに活用され世界中で普及しました。
主に会社における部署やプロジェクトチーム、学校やクラスのメンバーへの連絡網として使われており、オンラインミーティングやグループチャット機能を持ちます。
チームごとのタスクやスケジュール管理、ファイルの共有も可能です。
ChatGPTとTeamsを連携すると何ができる？おすすめ活用方法を解説
ChatGPTとTeamsを連携すると、今まで人間が手作業で行っていた以下の内容を自動化できます。
- 議事録の自動生成
- チャットボットの作成
- 外国語の翻訳
AIを導入して、会議や組織内でのコミュニケーションにおけるナレッジの共有をより一層効率よく行える仕組みを作り上げましょう。
議事録の自動生成
ChatGPTとTeamsを連携させると、議事録を自動で生成できます。
Teamsには会議を録画する機能が標準で搭載され
ていますが、文字に起こすとなると別のツールの活用や、人間の手作業が必要でした。
TeamsにChatGPTを連携させると、会議を録画すると同時に、スピーカーが話した内容を自動で文字に起こす仕組みが整います。
今まで音声を聞き取って文字に起こしていた作業が、AIが生成した文字を整えるだけになるので、作業における工数を大幅に削減できるのは大きなメリットです。
チャットボットの作成
チャットボットとは、AIがユーザーとテキストベースの対話を行うシステムです。
Teamsにはユーザーの話した言葉、入力した内容を文字として形にする仕組みがあり、ChatGPTは文字に起こされた文章に対する応答を考える能力があります。
両者を組み合わせることで、音声を文字に変換し、内容に対する答えを生成する仕組みが整うので、事実上のチャットボットの完成です。
チャットボット生成に特化したAIツールも数多く存在するので、気になる人は以下の記事も参考にしましょう。
外国語の翻訳
ChatGPTとTeamsの機能を組み合わせると、文字に変換されるテキストの言語をすることも可能です！
ChatGPTは、日本語や英語を含む50以上の言語に対応しています。
両者の機能をうまく組み合わせれば、議事録を生成して各スタッフが扱える言語に変換しつつ、Teamsにナレッジを蓄積するといった仕組みも作れるのです。
Teamsと連携できるChatGPTを活用したおすすめAIツール
以下では、ChatGPTとの連携が完了したTeamsに対して、さらに連携できるAIツールを3つ解説します。
- anybot for ChatGPT
- Yoomナレッジ
- Lightblue Assistant
どれも近年登場した新しいツールなので、まずはそれぞれの特徴を押さえたうえで
気になるサービスの情報収集に繋げていきましょう。
自社データとChatGPTを連携して活用できる『anybot for ChatGPT』
『anybot for ChatGPT』は、エボラニ株式会社が2023年4月に発表したDX促進ツールです。
LINEやメールといった既存のプラットフォームを通して、予約受付や会員証、クーポンの発行といったアクションを行えます。
ChatGPTの機能を活かしたチャットボットの仕組みと、会社のデータを連携して運用できるので、幅広い分野におけるWebマーケティングで活用できるツールです。
ChatGPTの機能をTeamsやChatworkと連携できる『Yoomナレッジ』
『Yoomナレッジ』は、ChatGPTと様々なビジネスチャットツールを連携できるツールです。
チャットの会話やPDFの資料に蓄積された情報を活用し、ChatGPTを通して対話型のコミュニケーションを実現できます。
プロンプト（指示文）を通して質問を行うと、生成AIがチャットボットのように答えを出してくれる仕組みです。
Yoomナレッジは今までWebブラウザとSlackからの検索/問い合わせに対応しており、2024年2月から新たにTeamsとChatworkが対応ツールとして追加されました。
リーズナブルにChatGPTとTeamsやSlackと組み合わせて使える『Lightblue Assistant』
『Lightblue Assistant』は、ChatGPTの機能を搭載した業務アシスタントツールです。
ChatGPTの機能をTeamsやChatwork、Slackといった様々なビジネスツールから活用できるので、使い慣れたアプリの機能を拡張できます。
社内データとの連携を通して独自のFAQシステムを構築すると、本来chatGPTが苦手としている専門用語や固有名詞にも強いツールとなるのが大きなメリットです。
サポート体制も充実しているので、ツールの導入や移行におけるトラブル発生時も安心してお問い合わせできます。
ChatGPTとTeamsを連携させるまでの流れ
ChatGPTとTeamsを連携させるまでの具体的な流れは、以下の通りです。
- ステップ1:Teamsのアプリ設定画面から新しいアプリを追加する
- ステップ2:ChatGPT APIを取得する
- ステップ3:中間サービスを使って両者を連携させる
- ステップ4:動作テストを行う
- ステップ5:本番環境にデプロイして運用を始める
ChatGPTとTeamsを連携させるときは、必ずテスト用のTeamsアカウントを作成してください。
Teamsの機能やトーク履歴の表示等に影響がでないよう、専用のアカウントを用意することが大切です。
ステップ1:Teamsのアプリ設定画面から新しいアプリを追加する
まずは、Teamsのアプリ設定画面から新しいアプリを追加します。
新しいアプリは画面左側のメニューバーにある「アプリの追加」のほか、会議やチャット単位での追加も可能です。
特定のグループや相手とのやり取りのみChatGPTを使いたい人は、用途に応じて連携させる場所を選びましょう。
自分とのチャットにChatGPTを導入すると、事実上いつでも生成AIと対話できるようになります。
ステップ2:ChatGPT APIを取得する
TeamsにChatGPTアプリを追加したら、次はChatGPT APIを取得するステップです。
ChatGPT APIを導入すると、Eメールや文章の翻訳、情報検索といった機能をTeamsなど他のツールから使えるようになります。
プログラミングのコードやビジネス文章も作れるので、ありとあらゆる業界、職種において重宝される仕組みが整います。
ステップ3:中間サービスを使って両者を連携させる
TeamsとChatGPT APIは、中間サービスを使って連携させる必要があります。
両者を連携させられるツールには、Microsoft Azureなど様々なサービスがあります。
Microsoft Azureの機能を使ってChatGPT APIを呼び出す仕組みを構成し、両者の間におけるデータをやり取りを可能にするステップです。
ステップ4:動作テストを行う
TeamsとChatGPT APIの連携が完了したら、次は動作のテストを行います。
動作テストでは、本番環境で行われることが想定されるプロンプトの入力やチャットボットとしての運用など、あらゆるケースを網羅することが大切です。
ステップ5:本番環境にデプロイして運用を始める
TeamsとChatGPTの連携における動作テストが完了したら、最後に本番環境へデプロイして運用をスタートさせます。
「デプロイ」とは、ソフトウェアやアプリケーションを実際の運用環境に展開することです。
システム開発やテストを経て完成したソフトウェアやアプリケーションのコードやファイルを、実際に利用するユーザー向けにサーバーやクラウド環境に配置します。
デプロイ後も定期的なメンテナンスや、使用者に対するフィードバックを行いましょう。
ChatGPTとTeamsを連携させるメリット
ChatGPTとTeamsを連携させると、以下3つのメリットが生まれます。
- 情報検索をより効率よく行える
- チーム内で共有したナレッジを同時にAIにも学習させられる
- 生成AIの多言語対応機能により言葉の壁を超えたビジネスができる
業務スピードの向上にとどまらず、ビジネスの仕組みの利便化や選択肢の増加に繋がるポイントを押さえておきましょう。
情報検索をより効率よく行える
ChatGPTとTeamsを連携させると、必要に応じて情報検索を効率よく行えます。
「会議中に発言したいけど、肝心の情報が思い出せない」そんな時は、TeamsのチャットからChatGPTを呼び出して質問しましょう。
外国語の会議での単語の意味調べや、専門知識を要する会議での用語検索にも便利な存在となります。
チーム内で共有したナレッジを同時にAIにも学習させられる
ChatGPTとTeamsを連携させていると、チーム内のチャットや会議の内容をAIが自動で学習する仕組みを作ることが可能です。
AIには機械学習の仕組みが搭載されているため、日々の業務でチームのメンバーが積み上げてきたやり取りや会議の内容を学習します。
チーム内のやり取りから得られたナレッジを学んだAIは、質問時における背景や類似した情報を自動でリサーチし、利用者にとって理想的な答えを生み出す可能性が高まるのです。
生成AIの多言語対応機能により言葉の壁を超えたビジネスができる
ChatGPTとTeamsの連携により、多言語対応の文章やコンテンツを生成できます。
Teamsの文字起こし機能で録音し、テキストデータに変換した内容をChatGPTへ受け渡し、日本語に変換してもらいましょう。
日本語の会議をChatGPTで録音したうえで、外国語でのコミュニケーションが必要なスタッフへ情報共有するために活用することも可能です。
ChatGPTで翻訳した日本語は100%正しいとは限らないので、ファクトチェックや文章のクオリティが求められる場面では、必ず人間によるチェックを行いましょう。
ChatGPTとTeamsを連携させるときのポイント
ChatGPTとTeamsを連携させるときは、以下のポイントを押さえておきましょう。
- ChatGPTから出力される情報が正しいとは限らないことを覚えておく
- 難しいと感じたらYouTubeの解説動画を見て真似してみる
- 複数人でツールを共有するときは明確なルールを作っておく
ChatGPTとTeamsを連携させたうえで活用するときは、人間側の組織における意識統一やルールの明確化が必要不可欠です。
ChatGPTから出力される情報が正しいとは限らないことを覚えておく
ChatGPTから出力される情報は、必ずしも正確かつ適切であるとは限りません。
生成AIは人間の質問に対する回答スピードこそ速いですが、時折誤った情報や不適切な表現を含めた応答をしてしまうことがあります。
Teamsで取得した音声・文字データの内容をChatGPTで翻訳したり、疑問点を質問したりする場合は、回答を鵜呑みにせず人間のチェックをフローの一部に加えましょう。
難しいと感じたらYouTubeの解説動画を見て真似してみる
ChatGPTとTeamsの連携が難しいと感じたら、YouTubeの解説動画を見るのがおすすめです。
この記事ではMicrosoft Azuleを使った連携方法を説明していますが、文章だけではイメージしにくいと感じる人も少なくありません。
ChatGPTとTeamsの連携方法を見よう見まねで行いたい人は、以下の動画を参考にしましょう。
複数人でツールを共有するときは明確なルールを作っておく
ChatGPTとTeamsを使って資料や議事録を効率よく作成しても、人間側がうまく使いこなせないようでは意味がありません。
複数人で案件進捗を管理し、ツールを使って作成した資料を共有するときは、組織のリーダーを中心に取り扱い方法を決めておくことが大切です。
マニュアルの作成や問い合わせのフローなど、組織やプロジェクト内で明確なルールを決めておきましょう。
ChatGPTとTeamsを連携させる仕組みを作って業務効率化に繋げよう
ChatGPTとTeamsを連携させると、議事録の生成やチャットボットの作成を効率よく行えます。
外国語の自動翻訳機能も追加できるので、英文の解読にも大変便利です。
ChatGPTとビジネスツールの連携に特化したサービスも数多く存在するので、興味のあるサービスを探してみましょう。
まとめ
今回は、ChatGPTとTeamsを連携させる方法や、実現できる便利な機能について解説しました。
ChatGPT APIは、TeamsやChatworkなど様々なビジネスツールとの連携を可能にする便利な仕組みです。
活用の幅やビジネスへの貢献度は利用者の計画や知見によって大きく変わるので、今回紹介した内容を参考にしつつ、仕事の効率化に繋げていきましょう。